Streekbibliotheek Kerkrade

Hoe Streekbibliotheek Kerkrade samen met Xafax bouwde aan rust, regie en ruimte voor maatschappelijke impact

Toen Streekbibliotheek Kerkrade eind 2023 een nieuwe fase inging, werd duidelijk dat de bestaande ICT-inrichting niet langer aansloot bij de rol die de bibliotheek inmiddels vervulde. De organisatie was uitgegroeid tot veel meer dan een plek waar boeken worden uitgeleend. De bibliotheek functioneert steeds nadrukkelijker als de huiskamer van de stad. 

Achter de schermen ontbrak echter het overzicht en de continuïteit die daarbij horen. 

Guido Verhagen – manager bedrijfsvoering & controller: 
“We hadden te maken met losse oplossingen, storingen en een enorme afhankelijkheid van mensen. Als er iemand ziek was of met vakantie, lag de continuïteit meteen onder druk.”  

Samen met Bas Hoekstra, verantwoordelijk voor finance en ICT, besloot Guido het roer om te gooien. Zij hadden een duidelijke visie: rust creëren, regie terugpakken en de bibliotheek toekomstbestendig maken. 

De situatie vóór 2023: veel inzet, weinig structuur

Voor de uitbreiding van de samenwerking met Xafax was de ICT-omgeving vooral reactief ingericht. Storingen werden ad hoc opgelost, vaak door fysiek van vestiging naar vestiging te rijden. Structurele oplossingen ontbraken. 

“De ene vestiging kon niet printen, de andere had uitval van werkplekken. Dan stapten we in de auto om het op te lossen. Dat was niet houdbaar.” - Bas Hoekstra  

Daarnaast groeide het belang van privacy en AVG-bescherming, omdat de versnipperde systemen risico’s met zich meebrachten in een publieke omgeving met gedeelde werkplekken. 

Een bewuste keuze: alles wat het publiek raakt, opnieuw inrichten 

De doorbraak kwam met een duidelijke strategische keuze: 

• Kantoorautomatisering werd ondergebracht bij een aparte leverancier 
• De volledige publieksomgeving werd centraal ingericht met Xafax 

Waar Xafax al sinds 2011 betaaloplossingen leverde voor Streekbibliotheek Kerkrade, groeide de samenwerking nu uit tot een breed partnerschap. 
 
“Voor alles waar bezoekers mee werken, van printen tot lenen en betalen, hebben we nu één samenhangend systeem.” - Bas Hoekstra  

Van losse oplossingen naar één geïntegreerd geheel

De vernieuwing van de publieksomgeving werd bewust gefaseerd uitgevoerd, zodat de dagelijkse dienstverlening kon blijven doorgaan en medewerkers de tijd kregen om mee te groeien. 

• 2023: Basis voor stabiliteit en zelfservice. 
  Implementatie van EasyPads (print/copy/scan), EasyDeskTop (beheer publieke werkplekken), EasyWebPrint (BYOD-printen) en hosting van de printserver. 
• 2024: Efficiënter lenen en terugbrengen. 
  Uitrol van 40 Slimme Werkplekken en 10 Ruby in- en uitleenbalies, gekoppeld aan Olifantenpaadje voor de verkoop en afrekening van activiteiten. 
• 2025: Inzicht, data en verdere automatisering. 
  Installatie van EasyCounter bezoekerstellers, EasyWebSale kassasystemen, EasyInventory handscanners, RFID staff stations en de Word Lid-module (Wise) voor het inschrijven en afrekenen van nieuwe leden. 

“We zijn klein begonnen. Dat werkte goed. En doordat het vertrouwen er was, zijn we steeds verder gaan opschalen.” - Guido Verhagen  

Minder handelingen, meer aandacht voor mensen

De impact op de werkvloer was direct merkbaar én meetbaar: 

• 300% toename in gebruik van print- en werkplekoplossingen 
• Minder baliehandelingen 
• Volledige AVG-borging 
• Betrouwbare rapportages voor beleid en verantwoording 

“Onze medewerkers hebben nu tijd voor inhoudelijke vragen. Niet meer voor uitleg over techniek, maar voor ondersteuning die echt waarde toevoegt.” - Guido Verhagen 

Hierdoor kan de bibliotheek haar maatschappelijke rol beter vervullen: ondersteuning bij digitale overheidsdiensten, hulp bij laaggeletterdheid en begeleiding van minder digivaardige bezoekers. 
 
Resultaat in één oogopslag: 

• Eén stabiele, geïntegreerde publieksomgeving 
• Meer zelfredzaamheid voor bezoekers 
• Lagere beheerlast 
• Betere privacy en continuïteit 
• Datagedreven sturing 
• Meer ruimte voor maatschappelijke impact 

Datagedreven werken: inzicht in plaats van aannames

Een oplossing die vooral Guido positief verraste, waren de bezoekerstellers. 
 
“Het lijkt iets kleins, maar de data die eruit komt is enorm waardevol. We zien wanneer het druk is, waar pieken ontstaan en waar we moeten bijsturen.” - Guido Verhagen 

Deze inzichten helpen bij: 

• Betere personeelsplanning 
• Onderbouwing richting gemeenten 
• Aantonen van maatschappelijke impact 

“We kunnen nu laten zien dat onze dienstverlening verschuift. Minder focus op alleen uitlenen, meer op activiteiten, ondersteuning en ontmoeting.” - Guido Verhagen 

Ook buiten Nederland een inspiratiebron

De vernieuwde publieksomgeving blijft niet onopgemerkt. Bibliotheken uit Duitsland en België komen kijken hoe Streekbibliotheek Kerkrade technologie inzet om dienstverlening te versterken. 
 
“Ze kijken echt hun ogen uit. Op sommige vlakken lopen we hier duidelijk voor.” - Bas Hoekstra  

Samen vooruitkijken: ruimte voor innovatie 

Voor Guido en Bas stopt de samenwerking niet bij de huidige oplossingen. Ze zien Xafax nadrukkelijk als partner in toekomstige ontwikkelingen, waaronder bijvoorbeeld AI-toepassingen in de bibliotheek. 
 
“Wat vandaag ambitie is, is over twee jaar realiteit. Dan wil je een partner die daarin meebeweegt.” - Guido Verhagen 

Xafax als partner, volgens Kerkrade

Voor Guido Verhagen en Bas Hoekstra is Xafax in de afgelopen jaren uitgegroeid tot vaste samenwerkingspartner. Niet alleen vanwege de techniek, maar vooral door de manier van samenwerken: korte lijnen, snel schakelen en het nakomen van afspraken. 

Waar eerdere leveranciers soms traag of afstandelijk opereerden, ervaren zij bij Xafax juist betrokkenheid en eigenaarschap. Problemen worden direct opgepakt, wat zorgt voor vertrouwen en continuïteit in een publieke omgeving. 

“Betrouwbaar, toegankelijk en doen wat ze beloven.” - Guido Verhagen & Bas Hoekstra  
Die betrouwbaarheid zit niet alleen in stabiele systemen, maar ook in het meedenken en het begrip voor de publieksomgeving van de bibliotheek! 

Ook richting andere bibliotheken zijn Guido en Bas duidelijk. De meerwaarde van een geïntegreerde aanpak wordt volgens hen het best zichtbaar in de praktijk. 
 
“Kom kijken of bel ons. We laten liever zien wat het oplevert dan dat we het alleen uitleggen.” - Bas Hoekstra  
 
Volgens hen zegt een werkende publieksomgeving meer dan een technisch verhaal. Door te laten zien hoe processen samenkomen, van selfservice en data tot beheer en ondersteuning, wordt direct duidelijk wat de meerwaarde is van een partner die de bibliotheek écht begrijpt.